Coaching (24): การสร้างบรรยากาศการสอนงาน ตอนที่ 11

หัวหน้าหลายคนคงเคยเจอปัญหาการมอบหมายงานให้กับลูกน้องแล้วลูกน้องไม่ปฏิบัติตามหรือทำงานได้ไม่ครบถ้วนหรือไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการมาบ้างใช่ไหมครับ การมอบหมายงาน หรือ Delegation เป็นหนึ่งในทักษะการบริหารจัดการคน (People Management) ที่หัวหน้าทั้งหลายต้องทำอย่างช่ำชอง มิเช่นนั้น คุณจะกลายเป็นหัวหน้าที่ต้องลงมือทำทุกอย่างด้วยตัวเอง

คุุณสามารถใช้วิธีการมอบหมายงานที่แตกต่างกันกับคนที่แตกต่างกันได้ ดังนี้

การมอบหมายงานให้ Analyticals คุณควรอธิบายรายละเอียดของงานให้พวกเขาทราบ โดยมุ่งเน้นวิธีการในเชิงคุณภาพและความถูกต้องเที่ยงตรงเป็นสำคัญ คุณควรอธิบายให้พวกเขาทราบถึงเหตุผลที่คุณมอบหมายงานให้และเหตุผลที่ดีก็คือเพราะคุณเชื่อในความเชี่ยวชาญของพวกเขา (Expert) รวมถึงตกลงกับพวกเขาถึงกำหนดเส้นตายที่ชัดเจน
 
การมอบหมายงานให้ Drivers ควรบอกความคาดหวังของคุณกับพวกเขาให้ชัดเจนลงไปเลยว่าอะไรคือผลลัพธ์ที่คุณต้องการ เพราะคนพวกนี้มีแนวโน้มที่จะกำหนดผลลัพธ์ในการทำงานด้วยตัวเอง ถ้าผลลัพธ์ที่ได้ไม่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการ (เกิดจากการไม่เข้าใจถึงความคาดหวังที่คุณต้องการตั้งแต่แรก) จะง่ายต่อการเกิดความไม่พอใจหรือความขัดแย้งระหว่างกัน คุณควรตกลงกับพวกเขาถึงกำหนดเส้นตายที่ชัดเจน ควรมีการกำหนดอำนาจหน้าที่ของพวกเขาว่าอะไรที่ทำได้และอะไรที่ต้องปรึกษาคุณก่อน ไม่เช่นนั้นคนพวกนี้มีแนวโน้มที่จะล้ำเส้นคนอื่นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ และที่สำคัญก็คือ ควรให้พวกเขามีส่วนร่วมในการกำหนดวิธีการทำงานเอง เพราะพวกเขาชอบที่จะเป็นผู้ควบคุมมากกว่าถูกควบคุมนั่นเอง

การมอบหมายงานให้ Amiables คุณควรอธิบายความคาดหวังและวิธีการทำงานให้พวกเขาทราบเป็นขั้นเป็นตอน บอกถึงเครื่องไม้เครื่องมือสนับสนุนที่มีให้ เพราะพวกเขาต้องการความมั่นใจที่จะทำงานโดยไม่ผิดพลาด นอกจากนี้คุณควรหมั่นติดตามผลความคืบหน้ากับพวกเขาเป็นระยะ ๆ เพื่อช่วยพวกเขาแก้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในระหว่างทาง และเพราะความที่คนพวกนี้เป็นคนขี้เกรงใจ คุณต้องออกหน้าช่วยพวกเขาให้การขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นเมื่อพวกเขาต้องการ

การมอบหมายงานให้ Expressives เช่นเดียวกันคุณต้องบอกความคาดหวังหรือผลลัพธ์ที่คุณต้องการให้พวกเขาทราบ ไม่เช่นนั้นผู้ที่จินตนาการสูงเช่นพวกเขาจะกำหนดผลลัพธ์ที่คุณคาดไม่ถึงเอง การกำหนดเส้นตายที่ชัดเจนเป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับคนพวกนี้ คุณไม่ควรบอกกำหนดการคร่าว ๆ เช่น พี่ขอไม่เกินกลางเดือนหน้า เพราะคำว่ากลางเดือนของคุณอาจหมายถึงภายในวันที่ 15 แต่อาจจะเป็นวันที่ 16, 17, 18 หรือ 19 สำหรับพวกเขาก็ได้ ด้วยความที่คนพวกนี้เป็นพวกที่คิดภาพใหญ่่เก่ง แต่มักจะมองข้ามขั้นตอนย่อย ๆ ไป คุณควรมีส่วนช่วยพวกเขาในการกำหนดขั้นตอนการทำงานและเวลาที่เสร็จเส้นของแต่ละขั้นตอนโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานที่มีความสลับซับซ้อน เพื่อที่คุณจะสามารถติดตามผลความคืบหน้าในการทำงานของพวกเขาไปตามระยะเวลาของแต่ละขั้นตอนได้นั่นเอง

เพียงเท่านี้ คุณก็จะสามารถมอบหมายงานให้กับลูกน้องได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดปัญหาต่าง ๆ ดังที่กล่าวข้างต้นได้ ลองทำดูนะครับ