Coaching (29): การสร้างบรรยากาศการสอนงาน ตอนจบ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในฐานะหัวหน้าหรือลูกน้อง คงไม่มีใครอยากถูกวิพากษ์วิจารณ์ แต่ในการสอนงานไม่อาจหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ได้ จึงมีผู้เรียกการวิพากษ์วิจารณ์ในระหว่างการสอนงานเสียใหม่ว่าเป็น “การให้ผลสะท้อนกลับในเชิงสร้างสรรค์ (Constructive Feedback) แต่ไม่ว่าคุณจะใช้ศัพท์อะไร ถ้าใช้อย่างไม่ถูกต้องอก็สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ได้

การให้ผลสะท้อนกลับเชิงสร้างสรรค์มีจุดมุ่งหมายเพื่อทำให้ลูกน้องปรับปรุงพฤติกรรมหรือการกระทำเพื่อนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ ดังนั้น เป้าหมายของการให้ผลสะท้อนกลับนั้นเป็นไปในเชิงบวกคือการให้โอกาสบุคคลได้ปรับปรุงให้ดีขึ้นและนำไปสู่ความสำเร็จมากขึ้นนั่นเอง

การให้ผลสะท้อนกลับเป็นศาสตร์และศิลปะที่หัวหน้าต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับบุคคลหรือสถานการณ์ ในตอนนี้จะขอกล่าวถึงหลักการให้ผลสะท้อนกลับกับบุคคลสี่ประเภท ดังนี้

เมื่อคุณต้องให้ผลสะท้อนกลับแก่ Drivers ไม่ต้องแปลกใจที่คุณอาจจะได้รับการเพิกเฉย การตำหนิบุคคลอื่น การแสดงความโกรธ หรือการตอบโต้ ส่ิงที่คุณควรทำก็คือ ท่าทีที่แข็งขัน ไม่โลเล ในขณะเดียวกันคุณก็ควรแสดงความชื่นชมในความสามารถของพวกเขา มอบหมายให้พวกเขาเป็นผู้รับผิดชอบในผลการปฏิบัติงานของพวกเขาเองให้มากที่สุดตามความคาดหวังที่คุณต้องการ ในการให้ผลสะท้อนกลับการคนกลุ่มนี้ คุณต้องใช้รูปแบบการสื่อสารที่ชัดเจน นิ่ง และตรงไปตรงมา ดังนี้

• ตรงไปที่ผลลัพธ์ที่ต้องการและระดับผลงานในปัจจุบัน
• ขอให้พวกเขาเป็นผู้กำหนดแผนการเพื่ออุดช่องว่างของผลการปฏิบัติงานเองและนำเสนอแก่คุณ
• กำหนดเวลาที่ใช้ในการปรับปรุงและอธิบายผลที่ตามมาของการปรับปรุงแก่พวกเขาอย่างชัดเจน

คนพวก Expressives มักจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในการเปลี่ยนจากเรื่องหนึ่งไปสู่อีกเรื่องหนึ่ง ดังนั้น คุณต้องทำให้การพูดคุยอยู่ในประเด็น นอกจากนี้การพูดจาอย่างตรงไปตรงมาก็ไปเรื่องสำคัญ เพราะคนพวกนี้เป็นพวกที่พูดเก่งและตอบสนองสิ่งต่าง ๆ ด้วยอารมณ์ เพื่อป้องกันการให้คำมั่นสัญญาที่เกินจริง คุณจึงต้องพูดอย่างหนักแน่น วัดผลได้ชัดเจน และต้องเป็นไปในเชิงบวก เพราะคนพวกนี้จะยอมรับและให้ความร่วมมือในการกระทำกับการสะท้อนกลับในเชิงบวก ทำให้พวกเขาเห็นถึงภาพของผลสำเร็จที่ได้ เพื่อก่อให้เกิดความกระตือรือร้นและแรงกระตุ้นในการทำตามความสามารถของพวกเขา ดังนี้

• อธิบายปัญหาของผลการปฏิบัติงานและผลที่ตามมาแก่พวกเขาอย่างชัดเจน ปฏิเสธการกระทำใด ๆ ของพวกเขาที่จะก่อให้เกิดการเบี่ยงเบนในปัญหาที่คุณต้องการระบุ
• มุ่งเน้นไปที่การกระทำที่สามารถปรับปรุงผลการปฏิบัติงานได้
• จูงใจพวกเขาโดยใช้ผลตอบแทนที่จะได้จากการปรับปรุง รวมทั้งโอกาสที่จะดูดีในสายตาผู้อื่น
• จัดสรรเวลาให้เพียงพอเพื่อการเกิดการปรึกษาหารือที่ดี แต่ต้องไม่ยอมให้การสนทนาเบี่ยงเบนออกไปในประเด็นของคนอื่นหรือสถานการณ์อื่น
• จบการพูดคุยทุกครั้งด้วยการได้รับคำยืนยันในผลลัพธ์ที่จำเพาะเจาะจงในเวลาที่ชัดเจน

คนพวก Amiables มักจะกลัวการปฏิเสธจากคนอื่น ดังนั้น คุณต้องแน่ใจว่าการให้ผลสะท้อนกลับของคุณมุ่งเน้นไปที่ผลการปฏิบัติงาน ไม่ใช่ตัวบุคคล คุณควรเริ่มต้นด้วยคำพูดในทำนองนี้ “พี่ดีใจมากที่ได้น้องมาอยู่ร่วมทีมเดียวกัน ในวันนี้มีสิ่งหนึ่งที่พี่อยากให้น้องช่วยทำ...” คำพูดกระตุ้นให้กำลังใจแบบนี้ยิ่งทำมากยิ่งดีกับคนกลุ่มนี้

• ชี้ให้พวกเขาเห็นถึงความจำเป็นในการปรับปรุงผลการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น
• บอกความคาดหวังของคุณอย่างชัดเจน
• ช่วยพวกเขากำหนดแผนการเป็นขั้นเป็นตอน
• หมั่นให้ผลสะท้อนกลับเมื่อผลการปฏิบัติงานมีลำดับของการพัฒนาที่ดีขึ้น
• ใช้รูปแบบการสื่อสารที่สร้างความอบอุ่นและการสนับสนุน

สิ่งที่พวก Analyticals กลัวที่สุดก็คือการทำผิด พวกเขาจึงมักตอบโต้ด้วยการปฏิเสธเสียงวิพากษ์วิจารณ์ในข้อบกพร่องของพวกเขา ตำหนิบุคคลอื่น หรือใช้ข้อมูลมากมายเป็นหลักฐานเพื่อให้คุณเห็นว่าพวกเขาไม่ได้มีปัญหาในประเด็นดังกล่าว หัวหน้าต้องระบุความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลง แล้วให้พวกเขามีเวลาเพียงพอที่จะคิดและหาวิธีการแก้ไข การให้ผลสะท้อนกลับกับคนพวกนี้คุณควร

• เตรียมพร้อมสำหรับการตอบโต้
• พูดคุยปรึกษาหารือกันอย่างจำเพาะเจาะจงเกี่ยวกับผลลัพธ์ในปัจจุบันและความจำเป็นในการปรับปรุง
• ให้เวลาพวกเขามากขอที่จะกำหนดแผนการปรับปรุง
• ตกลงในเรื่องเวลาและหัวข้อที่จะใช้ในการติดตามผลความคืบหน้า

การสร้างบรรยากาศการสอนงานก็ขอจบเพียงเท่านี้ ในตอนหน้าผมจะนำพวกเราสู่ทักษะตัวต่อไปของผู้สอน ติดตามต่อนะครับ