Coaching (23): การสร้างบรรยากาศการสอนงาน ตอนที่ 10

ในฐานะผู้สอนงาน คุณคงไม่สามารถพูดได้อย่างเต็มปากว่าคุณเข้าใจทฤษฎี Social Styles ดีพอ ถ้าคุณไม่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการบริหารจัดการคนได้ (People Management) ซึ่งได้แก่ การสื่อสาร (Communication) การมอบหมายงาน (Delegation) การตัดสินใจ (Decision-Making) การชมเชย (Complimenting) การสร้างแรงจูงใจ (Motivation) การแก้ปัญหา (Problem-Solving) และการให้ผลสะท้อนกลับ (Feedback)

ขอเริ่มต้นด้วยการสื่อสาร (Communication) เพราะการสื่อสารเป็นวิธีที่จะทำให้เราเข้าใจคนอื่นและในทางกลับกันก็ช่วยให้คนอื่นเข้าใจเราด้วย วิธีการสื่อสารกับคนทั้งสี่ประเภททำได้ดังนี้

วิธีการสื่อสารกับ Analyticals:

หลีกเล่ียงบรรยากาศการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ เช่น ทานอาหารกลางวันไปพลาง คุยเรื่องงานไปพลาง คุณว่าคนที่จริงจังกับงานแบบนี้ จะสามารถกินข้าวไปด้วยทำงานไปด้วยในเวลาเดียวกันได้? มันจะดีกว่าครับ ถ้าคุณเลือกบรรยากาศที่เป็นทางการ ได้แก่ ในสำนักงานหรือห้องประชุม เป็นต้น เมื่อพูดคุยกันเสร็จเรียบร้อยแล้วค่อยไปทานข้าวร่วมกัน ส่วนการประชุมเป็นทีม การมีหมายกำหนดการล่วงหน้าจะช่วยให้การสื่อสารกับคนพวกนี้ดำเนินการไปได้ดีขึ้น
เข้าสู่ประเด็นสำคัญโดยเร็ว คุณอาจจะเริ่มต้นด้วยการกล่าวถึงวัตถุประสงค์ ตามด้วยเรื่องที่จะพูดคุยกันอย่างเป็นลำดับขั้นตอน หลีกเลี่ยงการเริ่มต้นการพูดคุยด้วยการพูดคุยเรื่องทั่ว ๆ ไปหรือเรื่องซุบซิบนินทา เช่น คุยเรื่องผลกีฬา ดารา อากาศ หรือ ครอบครัว เพราะอาจจะทำให้คนพวกนี้อึดอัดและหงุดหงิดได้

วิธีการสื่อสารกับ Drivers:

ให้ยึดข้อเท็จจริง พยายามหลีกเลี่ยงการพูดคุยเรื่องทั่ว ๆ ไปและเข้าสู่ประเด็นโดยเร็ว สื่อสารข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา ชัดเจน และไม่เยิ่นเย่อ
คุณต้องหมั่นสังเกตอาการไม่อยากฟัง คนกลุ่มนี้มีแนวโน้มที่จะเลือกฟังเฉพาะสิ่งที่ตัวเองเห็นด้วย ดังนั้น ในขณะสนทนากับคนพวกนี้ คุณต้องสังเกตอาการไม่อยากฟัง เช่น ทำเสียงจึกจัก มองนาฬิกาบ่อย ๆ หรืออากัปกริยาของความหงุดหงิด งุ่นง่าน เป็นต้น เมื่อคุณจับสัญญาณดังกล่าวได้ให้ดึงพวกเขากลับสู่การสนทนาโดยการถามความคิดเห็นของพวกเขา
นอกจากการให้อีกฝ่ายรู้ว่าคุณกำลังตั้งใจฟังเขาอยู่แล้ว วิธีการขอคำแนะนำในการแก้ปัญหาจัดเป็นกุศโลบายที่ดีทางหนึ่ง เพราะคนประเภทนี้มักจะให้ความร่วมมือกับทางแก้ปัญหาที่เขาสร้างขึ้นเอง

วิธีการสื่อสารกับ Amiables:

คุณต้องให้ความสำคัญกับการพูดคุยเรื่องทั่ว ๆ ไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่พวกเขาสนใจหรือคนใกล้ตัว เพราะคนพวกนี้ให้ความสำคัญกับคน บรรยกาศของการพูดคุยที่ไม่เป็นทางการ เช่น ในร้านกาแฟ จะมีส่วนช่วยให้การสื่อสารกับคนพวกนี้ดำเนินไปด้วยดียิ่งขึ้น
คุณสามารถถามหาข้อมูลหรือความคิดเห็นจากอีกฝ่าย แต่ต้องอยู่ในโหมดของการเห็นด้วย ไม่ใช่เอาแต่ขัดแย้ง ในสถานะการปัญหาเกิดขึ้นแล้ว คุณย่อมอยากได้ความคิดเห็นของพวกเขาก่อนการตัดสินใจแก้ปัญหา เพียงแค่คุณต้องมีศิลปะในการสร้างบรรยากาศและการถามเพื่อให้คนพวกนี้รู้สึกปลอดภัยที่จะให้ข้อมูลเท่านั้นเอง
เมื่อเกิดปัญหา คนพวกนี้มักไม่ค่อยปริปากขึ้นก่อน เพราะพวกเขาไม่ต้องการกวนน้ำให้ขุ่น พวกเขามักจะให้ความร่วมมือในส่ิงที่คุณต้องการ เพียงแค่เพราะไม่ต้องการให้เกิดการเผชิญหน้า แต่ก็อาจกระทำไปด้วยความไม่เต็มใจ คุณต้องใช้เทคนิคการเป็นฝ่ายเริ่มต้นแสดงความคิดเห็นหรือความรู้สึกของคุณต่อปัญหานั้นก่อน ทำให้คนพวกนี้รู้สึกมั่นใจหรือปลอดภัยพอที่พวกเขาจะแสดงความรู้สึกหรือความคิดเห็นต่อประเด็นปัญหานั้นออกมาบ้าง
และเมื่อพวกเขาแสดงถึงความรู้สึกหรือความคิดเห็น คุณต้องตั้งใจฟัง การฟังแบบตั้งใจไม่ได้ฟังเฉพาะความหมายที่เป็นคำพูดเท่านั้น คุณต้องสัมผัสอารมณ์/ความรู้สึก ผ่านน้ำเสียง สายตา ภาษากายที่รวมอยู่กับคำพูดนั้นด้วย

วิธีการสื่อสารกับ Expressives:

คุณต้องฟังพวกเขาครับ เพราะพวกเขารักที่จะพูดจึงต้องมีคนฟัง คุณสามารถสื่อสารกับคนพวกนี้ได้ง่ายถ้าคุณเริ่มต้นการสนทนาอย่างมีชีวิตชีวา ในเรื่องทั่ว ๆ ไปที่ไม่เป็นทางการ ในระหว่างสนทนา พวกเขาอาจจะพูดแทรกในขณะที่คุณพูดอยู่ แต่คุณต้องพยายามหลีกเลี่ยงที่จะพูดแทรกแซงหรือพูดขัดคอพวกเขานะครับ เพราะอย่างไรก็ตาม พวกเขาต้องการคนที่จะฟังพวกเขาครับ
บรรยากาศที่ไม่เป็นทางการจะช่วยให้การสื่อสารกับคนพวกนี้ราบรื่นขึ้น คุณอาจจะชวนพวกเขาไปทานข้าวพร้อมกับพูดคุยเรื่องสำคัญ หาร้านที่มีบรรยากาศผ่อนคลาย สบาย ๆ และหลีกเลี่ยงการพูดคุยในรูปแบบที่เป็นทางการมากเกินไป ให้เวลากับพวกเขาในการแสดงถึงเรื่องราว ประสบการณ์ หรือ ความคิดเห็น โดยไม่เร่งรัด
อย่าลืมมั่นตรวจสอบความคืบหน้าของเรื่องที่ตกลงกันไว้ เพราะคนพวกน้ีมักจะไม่ออกแรงกับเรื่องเล็ก ๆ พวกเขาจะมีเรื่องใหญ่กว่าที่น่าตื่นเต้นกว่ามาดึงดูดความสนใจออกไปอยู่เรื่อย คุณต้องหมั่นติดตามผล และจะเป็นการช่วยได้มากเลย ถ้าในระหว่างการพูดคุยตกลงกันในเรื่องสำคัญ มีการกำหนดลำดับความสำคัญของงานและกำหนดเส้นตายที่จะต้องทำให้สำเร็จเอาไว้ก่อน เพราะคุณจะสามารถใช้สิ่งนี้ในการติดตามงานกับคนพวกนี้ได้
หลักการคุยกับคนพวกนี้ให้ได้งาน คุณต้องถามว่าจะทำอะไร (what) เมื่อไร (when) ที่ไหน (where) และอย่างไร (how) เพราะคำถามเหล่านี้จะช่วยคุณในการเปลี่ยนความคิดในอากาศของพวกเขาให้กลายเป็นสิ่งที่จับต้องได้
ในบางครั้งเมื่อเวลาเป็นเรื่องสำคัญ เช่น ในโปรเจคที่มีกำหนดเส้นตาย เป็นต้น ดังนั้น คุณอาจจะต้องเริ่มการสนทนาโดยการบอกข้อจำกัดของเวลากับพวกเขาก่อน
และในตอนจบของการสนทนา ถามพวกเขาถึงข้อสรุป หรือสรุปสิ่งที่คุณเข้าใจให้พวกเขาฟังก็ได้ เพื่อให้มั่นใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน

ในตอนนี้คงได้เฉพาะวิธีการสื่อสารก่อน แล้วเราค่อยมาต่อเรื่องการบริหารจัดการคนในบริบทอื่นในตอนต่อไป